Zaświadczenia ZUS i US: jak potwierdzić status wykonawcy

Po co wykonawcy zaświadczenia z ZUS i US

Zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) zamawiający wymaga, by potwierdzić brak podstaw do wykluczenia wykonawcy za ewentualne naruszenie obowiązków dotyczących płatności opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne. Dokument można uzyskać w formie papierowej albo elektronicznej. W postępowaniach o zamówienia powyżej progów unijnych cała komunikacja odbywa się elektronicznie i dokumentów nie składa się na piśmie.

Dotyczy to także zaświadczeń obligatoryjnie wymaganych od firm, głównie potwierdzenia niekaralności oraz braku zaległości w opłacaniu składek ZUS i podatków. ZUS i urząd skarbowy to odrębne instytucje, a ich zaświadczenia trafiają do tej samej dokumentacji przetargowej.

Status wykonawcy potwierdzasz więc dwoma osobnymi dokumentami: zaświadczeniem z ZUS o braku zaległości składkowych i zaświadczeniem z urzędu skarbowego o braku zaległości podatkowych. Każde z nich zamawiasz odrębnym wnioskiem i każde możesz uzyskać w formie elektronicznej — z ZUS na platformie PUE ZUS, z urzędu skarbowego przez eUrząd Skarbowy.

Elektroniczne wersje zaświadczeń składa się czasem inaczej niż dokumenty wydawane pisemnie. O formie i trybie złożenia decydują wymagania konkretnego postępowania, a nie wygląd dokumentu po wydrukowaniu.

W tym samym zestawie bywa informacja z Krajowego Rejestru Karnego — potwierdzenie niekaralności za określone przestępstwa. Obok niej w dokumentacji występują informacja z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, informacja z Krajowego Rejestru Sądowego oraz zaświadczenie z Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Sposób złożenia każdego z nich może się różnić od składania dokumentów wydawanych pisemnie.

Główne dokumenty w dokumentacji przetargowej

Zaświadczenie o niezaleganiu z ZUS: kto je otrzyma i jak złożyć wniosek RWN

Zaświadczenie o braku zaległości składkowych otrzymasz tylko wtedy, gdy Twoja firma jest zgłoszona do ZUS jako płatnik i figuruje w Kompleksowym Systemie Informatycznym ZUS (KSI ZUS). Jeśli nie ma jej w tym rejestrze, zamiast tego dokumentu dostaniesz zaświadczenie o braku firmy w rejestrze płatników składek KSI ZUS. Taki dokument nie odpowiada wprost na pytanie o zaległości.

Podstawą jest wniosek o zaświadczenie RWN. Możesz złożyć go papierowo w dowolnej placówce ZUS, wysłać pocztą albo przez internet — przycisk „Załatw online” przenosi do platformy PUE ZUS, a wniosek podpisujesz profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. We wniosku wskazujesz sposób odbioru zaświadczenia. Nawet jeśli wyślesz wniosek pocztą do wybranej placówki ZUS, zaświadczenie możesz odebrać elektronicznie na swoim koncie PUE ZUS.

Wniosek zawiera dane identyfikacyjne płatnika składek: NIP, REGON, PESEL lub inny identyfikator numeryczny, imię i nazwisko albo nazwę oraz adres. Podajesz też cel wydania zaświadczenia, sposób jego odbioru, potrzebną liczbę egzemplarzy, podpis i datę złożenia. Jeśli składasz wniosek z czyjegoś upoważnienia albo upoważniasz kogoś do odbioru zaświadczenia, dołącz pełnomocnictwo — ZUS udostępnia do tego formularz PEL.

US-7: zaświadczenie o przebiegu ubezpieczeń i zgłoszeniu do ubezpieczeń

Zaświadczenie o przebiegu ubezpieczeń społecznych oraz zaświadczenie o zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego uzyskasz na wniosek US-7. Składasz go pisemnie albo na druku pobranym w terenowej jednostce organizacyjnej ZUS. Papierowy wniosek US-7 możesz też wydrukować po wypełnieniu go w formie elektronicznej.

Oba dokumenty opisują Twoją sytuację ubezpieczeniową, ale dotyczą czego innego: pierwszy okresów przebiegu ubezpieczeń społecznych, drugi faktu i tytułu zgłoszenia do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych oraz zdrowotnego. Sprawdź, o który dokument prosi zamawiający w danym postępowaniu, i złóż US-7 pisemnie albo na druku pobranym lub wydrukowanym po wypełnieniu.

PUE ZUS: XML, wizualizacja i wydruk e-zaświadczenia

Dokument elektroniczny z ZUS odbierasz z Platformy Usług Elektronicznych ZUS pod adresem zus.pl. Samo zaświadczenie to w praktyce pliki XML do pobrania, ale wygodniejszy bywa podgląd, czyli wizualizacja zaświadczenia. Na ekranie szczegółów odebranego dokumentu kliknij „Przeglądaj dokument”, a następnie wydrukuj podgląd — wizualizację pisma w tradycyjnej formie. Z opcji drukowania skorzystaj, aby zapisać wizualizację w formacie PDF.

PDF, wydruk czy dokument elektroniczny – forma ma znaczenie

Zaświadczenia o braku zaległości składkowych oraz decyzje o odmowie wydania zaświadczenia, które ZUS wydał jako dokument elektroniczny, można wykorzystywać w formie wydruku. Wydruki elektronicznych zaświadczeń z ZUS mają moc ustawowo zrównaną z papierowymi odpowiednikami. Przedłożenie takiego dokumentu w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego jest w pełni prawidłowe.

Nie każdy plik przejdzie. Elektroniczne zaświadczenia z ZUS czy KRK muszą mieć właściwą formę — nie wystarczy przesłać PDF, co nagminnie robią firmy startujące w internetowych przetargach. Sposób składania elektronicznych wersji dokumentów może różnić się od składania dokumentów wydawanych pisemnie. Przed wysłaniem oferty sprawdź w ogłoszeniu i SWZ, jak zamawiający opisuje formę wymaganego zaświadczenia.

Wymóg właściwej formy dotyczy całego zestawu e-zaświadczeń, nie tylko dokumentu z ZUS. Formę i tryb złożenia każdego z nich dopasowujesz do wymagań konkretnego postępowania, a nie do wyglądu dokumentu po wydrukowaniu.

Gdy w zaświadczeniu ZUS brakuje informacji o zaległościach

Dokument bez informacji o zaległościach może się zdarzyć — np. gdy stwierdza jedynie, że firmy nie ma w rejestrze płatników składek KSI ZUS, a więc nie obejmuje rozliczeń składkowych. Na tej podstawie nie da się ocenić, czy wykonawca spełnia warunek braku zaległości w opłacaniu składek.

Wtedy wykonawca może przedłożyć zaświadczenie obejmujące składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, FP i FGŚP oraz FEP — takie zaświadczenie wydaje ZUS na wniosek RWN.

Urząd skarbowy w zestawie e-zaświadczeń

Zaświadczenie z urzędu skarbowego to odrębny elektroniczny dokument w dokumentacji przetargowej. Obok zaświadczenia z ZUS zamawiający wymaga nim potwierdzenia braku zaległości podatkowych.

Sprawę załatwisz online przez eUrząd Skarbowy, czyli serwis podatki.gov.pl. Klikasz przycisk eUrząd Skarbowy, wybierasz kafel „Twoje dane podatkowe” i podajesz numer PESEL lub NIP oraz datę urodzenia.

Dane do logowania — numer PESEL albo NIP i data urodzenia — wystarczą, by wejść do eUrzędu Skarbowego i złożyć wniosek o zaświadczenie. Dokument z urzędu skarbowego zamawiasz więc niezależnie od wniosku RWN i US-7 kierowanych do ZUS.

W serwisie podatki.gov.pl załatwisz także inne sprawy podatkowe — znajdziesz tam między innymi pełnomocnictwa i opłatę skarbową. Jednym z kanałów złożenia wniosku do urzędu skarbowego jest więc eUrząd Skarbowy.

Elektroniczną wersję składa się czasem inaczej niż dokumenty wydawane pisemnie. Formę i tryb złożenia dokumentu z US dopasuj do wymagań konkretnego postępowania, a nie do jego wyglądu po wydrukowaniu.

Checklista wykonawcy przed złożeniem oferty

Sprawdź, czy Twoja firma figuruje jako płatnik w KSI ZUS. Jeśli nie, zamiast zaświadczenia o niezaleganiu otrzymasz zaświadczenie o braku wpisu w rejestrze płatników składek — uwzględnij to przy kompletowaniu dokumentacji.

Złóż wniosek RWN o zaświadczenie o braku zaległości składkowych. Jeśli postępowanie tego wymaga, złóż też US-7 o przebiegu ubezpieczeń społecznych oraz o zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. We wniosku wskaż elektroniczny odbiór na PUE ZUS, nawet gdy wysyłasz wniosek pocztą. Jeśli działasz przez pełnomocnika lub upoważniasz kogoś do odbioru, dołącz pełnomocnictwo PEL.

Zaświadczenie z urzędu skarbowego zamów przez eUrząd Skarbowy w serwisie podatki.gov.pl. Logujesz się tam numerem PESEL lub NIP oraz datą urodzenia, wybierając kafel „Twoje dane podatkowe”. To odrębny wniosek niż wniosek RWN i US-7.

Zestaw kompletujesz więc z dwóch źródeł: PUE ZUS oraz eUrzędu Skarbowego w serwisie podatki.gov.pl. Zaświadczenie z ZUS i zaświadczenie z US to dwa osobne dokumenty i dwa osobne wnioski.

Po odebraniu dokumentu otwórz go przyciskiem „Przeglądaj dokument” i zapisz wizualizację do PDF. Na koniec porównaj komplet z wymaganiami ogłoszenia i SWZ: zakres dokumentu, jego formę i sposób złożenia. Przesłanie zwykłego pliku PDF może nie być właściwą formą, zwłaszcza w przetargach prowadzonych w całości elektronicznie.